A prestação de contas em condomínio está prevista no Código Civil e é de responsabilidade do síndico. De acordo com a lei, ao menos uma vez ao ano devem ser apresentadas as movimentações financeiras do condomínio para todos os moradores.
Ocorre que atualmente existem grandes condomínios que movimentam valores muito expressivos, o que torna a gestão condominial cada vez mais complexa. Assim, o síndico precisa estar muito atento à gestão financeira.
Se você quer saber qual é a forma correta de realizar a prestação de contas em condomínio, acompanhe o post para ficar por dentro de todos os detalhes. Confira!
Separe os documentos necessários
O síndico deve separar e organizar os documentos que levará para a assembleia em que será feita a prestação de contas, para que os condôminos entendam os gastos. Veja os documentos que devem ser apresentados:
- relatório do orçamento que demonstra o que foi proposto no início da gestão e o que foi efetivamente realizado, assim como os motivos desses gastos;
- balanço demonstrando a posição financeira e patrimonial do condomínio;
- inadimplência dos condôminos e os impactos desses valores para as contas do condomínio;
- relatório de receitas com os valores arrecadados dos condôminos adimplentes;
- relatório de despesas, apresentando os gastos emergenciais e mostrando quais os gastos realizados, utilizando o mesmo critério usado no balanço.
Prepare o relatório de despesas
Esse relatório deve apresentar despesas do condomínio, demonstrando efetivamente os valores que foram executados em termos de despesas. O relatório deve trazer a quantia de recursos gastos até o momento, por meio de notas fiscais e contratos de prestação de serviço, e quanto ainda se tem disponível para as despesas previstas para os próximos períodos.
Cumpre ressaltar que a apresentação de documentos que comprovem os números apresentados nos relatórios é fundamental, pois, sem essa documentação, a prestação de contas pode tornar-se inválida.
Apresente também receitas e orçamentos
O orçamento deve comparar o que foi decidido no início da gestão com o que foi efetivamente realizado, analisando as diferenças dos gastos planejados e os valores realmente gastos.
Já o relatório de receitas deve avaliar os valores que entraram no caixa do condomínio, analisando os condôminos adimplentes e os inadimplentes, acrescentando os valores recebidos por meio das multas aplicadas por atraso na taxa condominial e, quando for o caso, o valor dos aluguéis de espaços comuns do condomínio.
Faça o balancete
O balancete tem como objetivo resumir de forma prática as contas do condomínio, utilizando-se de duas variáveis: o saldo do mês e o saldo global. Este último demonstra a situação geral das contas do condomínio, reunindo todo valor disponível em caixa. Já o saldo do mês apresenta o caixa do mês vigente, apresentando as diferenças entre receitas e despesas.
Um balancete preciso é capaz de determinar o sucesso da previsão orçamentária aprovada para o ano, uma vez que demonstra competência, transparência e capacidade de organização do síndico.
Crie uma apresentação organizada e clara
É imprescindível que o síndico faça a prestação de contas em condomínio de forma organizada e clara, para que os condôminos não fiquem com dúvidas a respeito dos valores apresentados.
É fundamental que todos os presentes tenham total compreensão do que está sendo apresentado, uma vez que o síndico tem a responsabilidade de esclarecer todos os questionamentos que surgirem. Assim, o ideal é ser o mais claro e prático possível.
Mantenha os documentos organizados e acessíveis
O síndico deve manter um controle a respeito de todos os documentos que embasam os relatórios fiscais do condomínio, arquivando todas as notas referentes a prestações de serviço, folhas de pagamento de funcionários e aquisição de itens de consumo.
Não manter toda essa relação de documentos em dia abre margem para eventuais questionamentos por parte dos demais condôminos ou dos membros do conselho fiscal no momento da prestação de contas.
Viu como a gestão condominial está cada vez mais complexa? Por essa razão, o síndico deve sempre se atentar ao processo de prestação de contas em condomínio, uma vez que se trata de sua obrigação legal.
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